ช่วงเหตุการณ์ COVID-19 แพร่ระบาด หลายองค์กรก็มีนโยบายให้พนักงาน work from home หรือทำงานแบบ hybrid ทุกองค์กรเร่งรีบที่จะมีระบบ Video Conference ไว้ใข้งาน บางแห่งรีบตัดสินใจจัดซื้อระบบโดยความรู้เท่าไม่ถึงการและขาดความเข้าใจเรื่องระบบประชุมทางไกลที่มีประสิทธิภาพ อย่างถ่องแท้ แม้แต่ผู้ขายหรือจัดจำหน่ายเองหลายคนก็ไม่เข้าใจจริง เพราะยังไม่เคยมีประสบการณ์ ลูกค้าก็ยังไม่มีประสบการณ์ ต่างคนก็คิดเอาเอง ลองผิดลองถูกหรือไม่ก็ตัดสินใจจากข้อมูลจากผู้ผลิตหรือผู้ให้บริการระบบประชุมทางไกล สุดท้ายระบบที่ซื้อไปก็เหมือนเป็นหนูทดลอง เป็นเหตุให้หลายที่ก็ยังเจอปัญหาต่างๆ มี pain point อื่นๆเกิดขึ้นใหม่ ได้รับประสบการณ์ที่ไม่ดี และส่วนใหญ่ไม่รู้ว่าระบบที่ดีคืออะไร เพราะถามคนขายของทุกคนก็บอกว่าระบบของตัวเองดี แต่ที่แท้จริงแล้ว คนขายของส่วนใหญ่ที่ลูกค้าของเราเจอมากกว่า 99% ไม่ได้ใช้ video conference แบบที่ลูกค้าของเราใช้ และที่สำคัญไม่ได้เข้าใจการทำงานแบบ Hybrid อย่างแท้จริง คำถามคือแล้วคนไม่มีประสบการณืจะให้คำแนะนำลูกค้าของเราที่ถูกต้องได้อย่างไร
“คนขายระบบ video conference ส่วนใหญ่ที่ลูกค้าของเราเจอ มากกว่า 99% ไม่ได้ใช้ระบบ video conference แบบที่ลูกค้าของเราใช้”
เราทำงานแบบ Hybrid และเข้าใจเรื่องระบบประชุมทางไกลอย่างแท้จริง
ณ วัน-ทู-ออล เราทำงานแบบ hybrid จริงๆ มาตั้งแต่ก่อน COVID-19 ห้องประชุมทุกห้องของเราเป็นระบบ Hybrid เรามี Hybrid Training/classroom และเราก็มี Co-working space ที่เป็นแบบ Hybrid และด้วยการที่เราเป็นผู้นำ ZOOM เข้ามาในประเทศไทย รวมถึงการที่เราเองก็เป็นตัวแทนจำหน่ายและใช้สินค้าตัวเดียวกับที่ผู้นำของของโลกเลือกใช้รวมถึงสินค้าอื่นๆ จึงทำให้เราสามารถเข้าใจอย่างถ่องแท้ว่า technology video conference ที่ดีที่สุดหรือสมจริงนั้นเป็นยังไง เพราะเรารู้และเข้าใจทุกปัญหาที่มี
1-TO-ALL, เราเป็นผู้เชี่ยวชาญในการสร้างประสบการณ์การทํางานผ่านการประชุมทางวิดีโอ ให้กับหลากหลายองค์กร โซลูชั่นของเราออกแบบมาเพื่อปรับใช้ได้กับหลากหลายธุรกิจ ตอบโจทย์ทุกพื้นที่ในการทํางาน สะท้อนความต้องการและกระบวนการในการทํางานขององค์กร เราเป็นผู้เชี่ยวชาญด้านเทคโนโลยีอย่างแท้จริงในทุกมิติ ฉะนั้น เราจึงพร้อมที่จะเป็นที่ปรึกษา ออกแบบ และให้การบริการระบบการประชุมทางวิดีโอได้อย่างเหมาะสม เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพในการทํางานและสร้างการมีส่วนร่วมให้กับบุคลากรของคุณ ตามงบประมาณที่ได้รับการจัดสรรค์
ระบบ Video Conference มีกี่ประเภท
ถ้าพูดถึงระบบประชุมทางไกล จริงๆแล้วระบบนี้มีมาตั้งนานแล้วซึ่งการเปลี่ยนแปลงที่ห้องได้ชัดคือ technology ก่อน covid 19 ที่องค์กรส่วนใหญ่จะเน้นใช้ระบบประชุมแบบ on-premise โดยเน้นที่ใช้เป็นการทดแทนการประชุมภายในเท่านั้น แต่ในช่วงการแพร่ระบาด และหลังแพร่ระบาด COVID-19 องค์กรส่วนใหญ่ก็เริ่มนำ technology video conference มาประชุมกับคนภายนอก ร่วมถึงการทำห้อง hybrid ต่างๆเพื่อรองรับการทำงานที่ flexible มากขึ้น ดังนั้นทางวันทูออล ซึ่งเป็นหนึ่งในบริษัทที่ adopt การทำงานแบบ hybrid อย่างจริงจังจึงของ share ประสบการณ์การใช้งานให้ลูกค้าของเราดังต่อไปนี้
ระบบชุมทางไกลแบบ
DIY vs Pro-AV
‘DIY’ VIDEO Conferencing
ระบบประชุมทางไกลแบบ DIY or Do-it-yourselves คือระบบ video conferencing หรือประชุมทางไกลที่คนทั่วไปหรือเจ้าหน้าที่มีความถนัดด้าน computer สามารถติดตั้ง และใช้งานได้เองโดยทำตามคู่มือ (user’s manual) หรือ video instruction ที่ผู้ผลิตได้ออกแบบมา โดยไม่มีความจำเป็นต้องใช้บริการจากมืออาชีพหรือจากผู้เชี่ยวชาญด้าน AV ซึ่งอุปกรณ์ส่วนใหญ่จะถูกออกแบบมาเป็นลักษณะ plug and play ซึ่งต้องใช้ควบคู่ไปกับเครื่อง PC/Notebook เช่น USB camera, USB speakerphone ซึ่งคนที่มีความถนัดด้านการใช้ computer ก็สามารถที่จะใช้งานได้เอง
ระบบประชุมทางไกลเป็น DIY มีจุดเด่นคือราคาประหยัด เนื่องจากลูกค้าต้องดูแลและจัดการระบบเองหรือกรณีจ้างคนมาดูแลก็ไม่จำเป็นต้องจ้างพนักงานที่มีความเชี่ยวชาญหรือมีความรู้เฉพาะทางด้าน AV
ในอีกมุมนึง ระบบประชุมทางไกลเป็น DIY ก็มีปัญญาหลายอย่างตามมา เพราะเนื่องจากบุคลากรที่ติดตั้งไม่มีความชำนาญหรือประสบการณ์พอ นั้นเป็นเหตุให้หลายๆครั้งองค์กรลงทุนไปกลับไม่ได้ solution ที่ตอบโจทย์ความต้องการที่แท้จริงกับมา สุดท้ายการลงทุนไปก็เสียเปล่า เพราะต้องมาลองผิดลองถูก กับสิ่งที่ผู้ผลิตโฆษณาให้ชวนเชื่อ ต่อให้ใช้ได้ ก็แค่คอยประทังเวลาไป อดทนใช้และยอมให้เสียประสิทธิภาพในการทำงานเนื่องจากได้ตัดสินใจลงทุนไปแล้ว หรือในบางกรณีผู้ใช้งานถึงกับไม่ใช้งานเลย เนื่องจากรู้สึกว่าใช้งานยากหรือใช้แล้วคุณภาพไม่ดีถ้าเทียบกับการประชุมผ่านเครื่อง PC/notebook ของตัวเอง จึงเลือกไม่ใช้ห้องประชุม รวมถึงระบบ DIY ส่วนใหญ่ไม่รองรับ objective ขององค์กรระยะยาว หรือไม่รองรับการ integrate กับระบบอื่นๆขององค์กร
PRO-AV VIDEO Conferencing
ระบบประชุมทางไกลแบบ PRO-AV หรือ professional Audio Visual คือระบบ video conferencing หรือประชุมทางไกล ที่เจ้าหน้าที่ทั่วไป หรือ IT ที่ไม่ได้มีความรู้เฉพาะทางหรือมีความชำนาญการ ไม่สามารถออกแบบ ติดตั้งและดูแลเองได้ การที่องค์กรเลือกใช้ระบบ video conference แบบ pro AV สิ่งที่ต้องมีคือต้องมีทีมหรือบุคลากรผู้ชำนาญการด้าน Audio Visual ประจำอยู่ที่สำนักงานเพื่อคอย support ปัญหาที่เกิดขึ้นหรือต้องมีบริษัท AV ที่ต้องใช้บริการ outsource เพื่อดูแลระบบ AV ให้กับบริษัทไว้คอยแก้ปัญหาจุกจิกที่เกิดขึ้นในองค์กร
ปัญหาของ ระบบประชุมทางไกลแบบ PRO-AV มีปัญหาเดียวคือค่าใช้จ่ายที่สูงกว่าประชุมทางไกลแบบระบบ DIY ค่อนข้างมาก ตั้งแต่ราคาอุปกรณ์ การออกแบบที่ยากและใช้ความชำนาญเฉพาะ ค่าใช้จ่ายในการดูแลรักษาที่สูงกว่าเนื่องจากต้องจ้างบุคลากรผู้ชำนาญการเฉพาะ
ส่วนจุดเด่นที่ได้มาของระบบ ระบบประชุมทางไกลแบบ PRO-AV คือคุณภาพที่สูงกว่า ตอบโจทย์ความต้องการของลูกค้า ออกแบบมาให้ใช้งานได้จริงทั้งระยะสั้นและยาว รองรับกับการ integrate เข้ากับระบบอื่นๆขององค์กร สามารถออกแบบมาให้ผู้ใช้งานสามารถใช้งานได้เองโดยไม่ต้องให้มีคนช่วยได้ (intuitive design) โดยสิ่งที่องค์กรได้คือการลงทุนที่คุ้มค่า เป็นภาพลักษณ์ที่ดี พนักงานใช้งานได้อย่างมีประสิทธิภาพ
ความแตกต่างระหว่าง
VIDEO Conferencing vs VIDEO Collaboration
Video CONFERENCING
Video Conferencing. หรือการประชุมทางไกลผ่านทางจอภาพ คือการประชุมที่ผู้ร่วมประชุมซึ่งอยู่ต่างสถานที่กันสามารถทำการประชุมร่วมกันได้โดยให้ความรู้สึกเหมือนกับนั่งประชุมอยู่ในห้องเดียวกัน ไม่ว่าจะเป็นภาพหรือเสียงโดยผ่านระบบการสื่อสารโทรคมนาคมในรูปแบบต่างๆเป็นตัวเชื่อมเช่น เช่น เครือข่ายโทรศัพท์ เครือข่ายบริการสื่อสารร่วมระบบดิจิทัลหรือไอเอสดีเอ็น (Integrated Services Digital Network, ISDN), เครือข่าย Over Internet Protocol (IP) หรือที่เรียกว่า (IP Network),เครือข่ายคอมพิวเตอร์ภายในองค์กรหรือแลน (Local Area Network, LAN) และปัจจุบันเครือข่ายอินเทอร์เน็ตจะได้รับความนิยมมาก เนื่องจากคุณภาพของโครงข่ายและ technology ได้พัฒนาไปมากในราคาที่ประหยัดกว่าเดิมหลายเท่าก
ระบบประชุมทางไกลส่วนใหญ่เน้นการใช้งานแบบพูดที่ละคน โดยมีผู้นำการประชุมอยู่หนึ่งคนที่คอยเป็น host ของการประชุม เหมาะสำหรับการประชุมแบบเป็นทางการ โดยห้องประชุมส่วนใหญ่จะมีขนาดใหญ่หรือใหญ่มาก โดยระบบหรือ host จะอนุญาติให้คนพูดได้ที่ละคนและไม่สามารถพูดพร้อมกันได้หลายคนได้เนื่องจากป้องเสียงหอน ตีกันในระหว่างประชุม จึงเหมาะกัยการประชุมอย่างเป็นทางการโดยเน้นการแจ้ง update ข่าวสาร และให้ประธานเป็นผู้นำประชุมคนเดียว
Video COLLABORATION
Video Colloboration หรือ. การประชุมและทำงานร่วมกันผ่านจอภาพโดยให้ความรู้สึกที่เหมือนอยู่ห้องเดียวกันมากที่สุด โดยเน้นการแลกเปลี่ยนความคิดและเน้นการมองเห็นหน้าเพื่อดูอาการท่าทาง (non verbal cue) ดังนั้นจึงออกแบบมาเพื่อให้ผู้ join ผ่านทาง online เห็นหน้าและได้ยินเสียงผู้ร่วมประชุมในห้องให้ชัดทุกคน เน้นการคุยพร้อมๆกันได้เพื่อให้ทุกคนช่วยกันออกความคิดเห็น รวมถึงมีอปกรณ์หรือ app ต่างๆที่สามารถให้ทุกคนสามารถมีส่วนร่วมได้มากที่สุดเสมือนอยู่ในห้องและกิจกรรร่วมกันได้ ส่วนใหญ่ ห้อง video collaboration จะมีขนาดไม่ใหญ่มากตั้งแต่ห้องขนาดเล็กจนถึงขนาดกลาง
ประโยชน์ของ video collaboration คือสามารถตอบโจทย์การทำ hybrid working ได้อย่างดีเยียม เหมาะกับการทำงานร่วมกันหรือ Brainstorming เหมาะกับการสร้าง teamwork และเหมาะกับการใช้เพื่อการ training
