Zoom Meetings : 3 เคล็ดลับสำหรับ Hybrid Meeting Room

3 เคล็ดลับสำหรับ Hybrid Meeting Room

Zoom Meeting ผ่าน Hybrid Meeting Room

หากสถานการณ์กลับมาปกติ สิ่งที่จะเกิดขึ้นเมื่อจัดประชุมขึ้นในที่ทำงานคือ จะมีผู้เข้าร่วมประชุมในห้องประชุมในห้องแบบ On-site และมีผู้เข้าร่วมประชุมจากทางไกลแบบออนไลน์ วันนี้เราจึงนำ 3 เคล็ดลับในการประชุมแบบ Hybrid Meeting มาฝากกัน

เตรียมตัวสำหรับการประชุมไว้ล่วงหน้า

อย่าใช้เวลานานจนเกินไป การประชุมทุกคราวทำให้ผู้เข้าร่วมประชุมเสียพลังงาน หากจะให้ดีควรมีการส่งรายละเอียดที่จะใช้ประกอบในการประชุมส่งให้ทีมทั้งทางบ้านและในห้องประชุมได้เตรียมตัวก่อน และหรือ ผู้นำการประชุมอาจจะอัดเป็นคลิปประกอบการบรรยายนั้นๆด้วย แล้วส่งไปให้ทีมได้ดูเป็นการบ้าน เพื่อนำมาสรุปกันในที่ประชุมทีเดียว ซึ่งสะดวกกว่าเยอะตรงที่ ทีมจะดูในเวลาไหนก็ได้ตามสะดวก (แต่ยังไงก็ต้องดู เพราะหากเจ้านายถามในที่ประชุมแล้วถามไม่ได้ก็จะอายหมู่กัน) ซึ่งหากมีการเตรียมตัวไว้อย่างนี้แล้ว 30 นาที หรือไม่เกิน 1 ชั่วโมงก็เป็นเวลาที่ดีมากๆสำหรับการประชุม อันนี้แนะนำสำหรับนำไปใช้ในการเรียนการสอน หากครูผู้สอนเตรียมการสอนล่วงหน้า ในเวลา 20-30 นาที ก็เอาไว้ทำกิจกรรมหรือทดสอบนักเรียนได้เลย ไม่เครียดๆ ใช้ Screen Time ลดลงแต่ประสิทธิภาพและความสุขเพิ่มขึ้น ทั้งนี้ ผู้นำการประชุม ควรกำหนดไว้ล่วงหน้าว่า ต้องการได้ความคิดเห็นหรือสิ่งใดในการประชุมนั้นๆ เช่น ในการประชุมวันอังคารนี้ เราอยากได้ไอเดียสำหรับการทำการตลาดจากข้อมูลที่ส่งให้ไปดู ขอให้ทุกคนนำเสนอคนละ 1 ไอเดีย จะทำให้ไม่เสียเวลาในการประชุมไปกับการที่ปล่อยให้ทุกคนต้องนั่งคิดและไม่ได้ข้อสรุปในที่สุด

เตรียมตัวสำหรับการประชุมไว้ล่วงหน้า

อย่าใช้เวลานานจนเกินไป การประชุมทุกคราวทำให้ผู้เข้าร่วมประชุมเสียพลังงาน หากจะให้ดีควรมีการส่งรายละเอียดที่จะใช้ประกอบในการประชุมส่งให้ทีมทั้งทางบ้านและในห้องประชุมได้เตรียมตัวก่อน และหรือ ผู้นำการประชุมอาจจะอัดเป็นคลิปประกอบการบรรยายนั้นๆด้วย แล้วส่งไปให้ทีมได้ดูเป็นการบ้าน เพื่อนำมาสรุปกันในที่ประชุมทีเดียว ซึ่งสะดวกกว่าเยอะตรงที่ ทีมจะดูในเวลาไหนก็ได้ตามสะดวก (แต่ยังไงก็ต้องดู เพราะหากเจ้านายถามในที่ประชุมแล้วถามไม่ได้ก็จะอายหมู่กัน) ซึ่งหากมีการเตรียมตัวไว้อย่างนี้แล้ว 30 นาที หรือไม่เกิน 1 ชั่วโมงก็เป็นเวลาที่ดีมากๆสำหรับการประชุม อันนี้แนะนำสำหรับนำไปใช้ในการเรียนการสอน หากครูผู้สอนเตรียมการสอนล่วงหน้า ในเวลา 20-30 นาที ก็เอาไว้ทำกิจกรรมหรือทดสอบนักเรียนได้เลย ไม่เครียดๆ ใช้ Screen Time ลดลงแต่ประสิทธิภาพและความสุขเพิ่มขึ้น ทั้งนี้ ผู้นำการประชุม ควรกำหนดไว้ล่วงหน้าว่า ต้องการได้ความคิดเห็นหรือสิ่งใดในการประชุมนั้นๆ เช่น ในการประชุมวันอังคารนี้ เราอยากได้ไอเดียสำหรับการทำการตลาดจากข้อมูลที่ส่งให้ไปดู ขอให้ทุกคนนำเสนอคนละ 1 ไอเดีย จะทำให้ไม่เสียเวลาในการประชุมไปกับการที่ปล่อยให้ทุกคนต้องนั่งคิดและไม่ได้ข้อสรุปในที่สุด

การประชุมที่ดีต้องมีคนคอยส่งสัญญาณ

หรือคนที่คอยรับส่ง ผู้นำเสนอประเด็นในที่ประชุมทุกคน กังวลที่สุดตรงความรู้สึกโดยเดี่ยว หรือโยนอะไรไปไม่มีคนรับ เราควรให้มีใครสักคนเพื่อคอยรับส่งสัญญาณในที่ประชุมลูก เพื่อสร้างบรรยากาศในการประชุม คอยตอบรับ ..จริงครับ ..เห็นด้วยครับ ..ใช่ค่ะ ..ค่ะ เป็นต้น นอกจากนี้ ผู้พูดเองก็ต้องคอยฟังสัญญาณต่างๆ ที่ผ่านจากคำพูด เมื่อมีผู้ที่อยากแสดงความคิดเห็น ไม่ว่าจะเป็นสัญญาณการเปิดไมค์ขึ้นมา หรือการ Raised Hand ขณะประชุม ซึ่งอาจเกิดขึ้นได้ตลอดเวลาที่มีการประชุม ทั้งนี้และทั้งนั้น หากกรณีนี้เกิดขึ้นในขณะที่คุณยังพูดไม่จบ สิ่งที่คุณควรทำก็คือ ให้พูดว่า "ผมขอสรุปประเด็นของผมให้จบแบบสั้นๆ นะครับ แล้วหลังจากนั้น ผมจะให้เวลากับ คุณ... และคุณ... ได้นำเสนอความคิดเห็นโดยลำดับ

วันนี้ 1-TO-ALL ขอแนะนำไว้ 3 เคล็ดลับ สำหรับการประชุม Video Conference นอกจากนั้นต้องอาศัยทักษะและการเป็นคนช่างสังเกต และดูตามสถานการณ์ เช่น

• ดูว่าคนที่เข้าร่วมประชุมเริ่มเบื่อหน่ายแล้วหรือยัง "วันนี้ประเด็นอื่นๆ ผมขอยกยอดไปในครั้งหน้าครับ วันนี้ขอบคุณทุกคน"

• ดูสภาพการจราจรในที่ประชุมด้วยนะครับ ว่ามีการจะแย่งกันพูดหรือไม่ หากถอยได้ ถอยก่อนด้วยความสุภาพ "ให้คุณนำเสนอก่อนเลยครับ" หรือ "ผมขออนุญาตพูดก่อนแบบสั้นๆครับ"

แม้ว่าเราแต่ละคน แต่ละองค์กรจะได้กลับมาทำงานที่ออฟฟิศในเวลาที่ต่างกัน แต่เราก็ยังสามารถประชุมร่วมกันได้อย่างแน่นอนทั้งแบบเสมือนจริงและแบบผสมผสาน ขอแค่ให้ทุกการประชุมเป็นไปได้อย่างราบรื่นและมีประสิทธิภาพในการสื่อสาร อย่าลืมใช้เคล็ดลับเหล่านี้ รับรองว่าจะช่วยให้คุณประหยัดเวลา ลดความยุ่งยาก และสร้างสภาพแวดล้อมการทำงานที่มีประสิทธิผลมากยิ่งขึ้นอย่างแน่นอน

Tag : Zoom Meeting Zoom webinar