เคล็ดลับ 7 ข้อสำหรับการออกแบบห้องประชุมให้ทันสมัยและมีประสิทธิภาพสูงสุด (Modern Meeting Room Design)
Myth 6 ข้อที่ไม่มีใครรู้เกี่ยวกับการออกแบบห้องประชุม
การออกแบบห้องประชุมในปัจจุบัน โดยเฉพาะหลังเหตุการณ์แพร่ระบาดของ Covid 19 ให้รองรับการทำงานแบบ Hybrid นั้นเป็นมาตรฐานใหม่ที่ไม่มีที่ไหนให้ศึกษาได้ ไม่มีตำราหรืออาจารย์สอน ไม่มี Manual ให้ดู และไม่มีผู้ให้บริการหรือผู้ออกแบบที่ไหนในโลกสามารถออกแบบห้องประชุมให้ตอบโจทย์ความต้องการได้ทุกองค์กร เนื่องจากยังไม่มีข้อมูลการใช้งานเพียงพอที่สามารถนำมาวิเคราะห์ได้อย่างแท้จริง หลังจากที่ 1-TO-ALL ได้ทำการรวบรวมข้อมูลทั้งหมดจากผู้ใช้งานจริงจากลูกค้าขององค์กรของเราทั้งหมด 100 องค์กร เราจึงได้พบข้อเท็จจริงดังต่อไปนี้
Fact 1 -Designer ไม่สามารถเข้าใจเรื่องการออกแบบห้องประชุมรองรับการทำงานแบบ Modern Work ได้อย่างถ่องแท้
Designer เน้นการออกแบบที่สวยงาม สะอาด เรียบหรู และดูดี แต่หลายบริษัทยังขาดความเข้าใจเรื่องการทำงานแบบ hybrid อย่างถ่องแท้เนื่องตนเองก็ไม่ได้มีการทำงานแบบ hybrid มาก่อนหรือไม่ได้ทำงานในองค์กรที่มีการทำงานแบบ Hybrid มาก่อน จึงไม่แปลกที่ Designer เองไม่สามารถออกแบบห้องประชุมที่รองรับการทำงานแบบ hybrid ได้อย่างสมบูรณ์ โดยเฉพาะถ้าการออกแบบนั้นอยู่บนพื้นฐานบนความเรียบหรูหรือทันสมัย
Fact 2 -พนักงาน IT ไม่ใช่ Meeting Room’s Designer
ผู้บริหารหรือเจ้าของหลายคนพึ่งพาพนักงาน IT ในการห้องแบบห้องประชุมให้รองรับการทำงานแบบ hybrid เพราะเข้าใจว่าห้องประชุมต้องมี Video Conferencing Technology เพื่อใช้ในการประชุมทางไกล จึงเป็นสามารถให้องค์กรเหล่านั้นได้รับ Technology ไปเต็มๆ ซึ่งตามมาด้วยการใช้งานที่ยากและซับซ้อน ซึ่งต้องยอมรับว่าทางพนักงาน IT ทุกคนสามารถออกแบบห้องประชุมให้เรียบหรู ดูดี ใช้งานได้ง่าย และได้จริง ก็คงสามารถไปเป็น Steve job หรือทำงานกับบริษัทชั้นนำแบบ Apple ได้แล้วทุกคน ซึ่งที่กล่าวมาไม่ได้ถูกหรือหมิ่นประมาทแต่เราไม่ได้จ้างพนักงานตำแหน่ง IT มาเพื่อเก่งเรื่องทำสิ่งนี้่อย่างแน่นอน
Fact 3 - อาจารย์ IT ไม่ได้เก่งเรื่องการออกแบบห้องประชุม
อาจารย์ IT มีไว้เพื่อสอน Technology ให้กับนักเรียนโดยส่วนใหญ่ก็จะนำหลักสูตรที่เคยได้เรียนมาประยุกษสอน แต่ถว่า หลักสูตรเรื่องการออกแบบห้องประชุมนั้นรองรับการทำงานแบบ Hybrid นั้นยังไม่มีใครสามารถสอนได้เพราะถือว่าเป็นเรื่องใหม่ ดังนั้นอาจารณ์เหล่านั้นจะรับประกันได้ยังไงว่าจะได้ห้องประชุมที่ตอบโจทย์ในสิ่งที่องค์กรต้องการได้
Fact 4 - Consultant หรือผู้ช่วยชาญ IT หรือ A/V ไม่ได้รู้ทุกเรื่องเกี่ยวกับห้องประชุม hybrid เสมอไป
Consultant มักจะ claim ว่าตัวเองมีความรู้เยอะ เกี่ยวกับ Technology ต่างๆในด้าน IT หรือ Audio Visual หรือ แสง สึ เสียง ซึ่งในความเป็นจริงนั้นเป็นเช่นนั้น แต่ทว่าในการออกแบบห้องประชุมแบบ hybrid นั้น ถ้าเขาไม่เคยเป็นผู้ใช้งานหรือมีประสบการณ์ใช้ห้องประชุมแบบ hybrid มาก่อนแล้วเขาจะให้คำแนะนำได้ยังไงเพื่อให้ Solution ดังกล่าวตอบโจทย์ความต้องการของลูกค้า ซึ่งการที่ไปศึกษาคำโฆษนาของสินค้าต่างๆ จจริงแล้วก็เป็นการชวนชื่อเท่านั้น ไม่ได้หมายความว่ามันจะดีจริงในทุกสถาณการณ์
Fact 5 - ลูกค้าหรือผู้ใช้งานไม่ได้เข้าใจ Pain Point ของตัวเองอย่างแท้จริง
ผู้ใช้งานในหลายองค์กร ได้ประสบปัญหาในการใช้ห้องประชุม หรือบางองค์กรคิดว่าระบบ ที่ตนเองได้ลงทุกไปแล้วตอบโจทย์ความต้องการของตัวเองแต่ในความเป็นจริง ระบบประชุมทางไกลที่ตัวเองลงทุนไป เพียงในเวลาไม่กี่เดือนก็เริ่มที่จะตกรุ่นเนื่องจาก Technology ดังกล่าวยังไม่ได้พัฒนาไปถึงจุดสูงสุดและยังต้องมีการ Update Technology ใหม่ๆให้ทันสมัย ใช้ได้ดีและง่ายมากขึ้น แต่เนื่องตัวเองได้ลงทุนไปแล้วจึงไม่สามารถเปลี่ยนได้จึงต้องทนใช้กับ technology ล้าหลังไปอีก 2-3 ปี ทำให้ไม่สามารถพัฒนาองค์ได้เท่าที่ควรจะเป็น
Fact 6 - ผู้ที่รู้จริงเกี่ยวกับ Meeting Room Design คือองค์กรที่ adopt การทำงานแบบ Hybrid อย่างจริงจัง
องค์กรที่ Adopt เรื่องการทำงานแบบ แบบ Hybrid นั้นมีความท้าทายมาก เพราะมันเป็นเรื่องที่ยากมากที่จะออกแบบห้องประชุมให้สวยงามแต่พร้อมไปด้วย function รองรับการทำงานแบบ Hybrid เนื่องจากห้องประชุมต้องออกมาให้ดูดีแล้วยังต้องใช้งานได้ดีและใช้งานได้ง่ายอีกด้วยซึ่งจะแตกต่างกับองค์กรที่ทำงานแบบ Onsite หรือ Online อย่างเดียว นั้นเป็นเหตุผลที่องค์กรที่ให้ความสำคัญในด้านการทำงานแบบ Hybrid คือ มีทั้งคนทำงานที่สำนักงาน HQ หรือจากบ้าน หรือจากสาขา หรือจาก Remote จึงมีประสบการ์ที่สามารถให้คำแนะนำลูกค้าได้อย่างแท้จริง โดยไม่ได้คิดหรือจินตนาการเอง หรือไปฟังใครพูดมาอีกที
ด้วยเหตุนี้และด้วยประสบการ์การมีห้องประชุมแบบ Modern รองรับการทำงานแบบ Hybrid ทุกขนาดตั้งแต่ 1 คน 2 คน 4 คน 10 คน 20 คน 60 คน 150 คน แบบใช้เองในองค์ของวันทูออล เราจึงสามารถให้คำแนะนำกับลูกค้าของเราในการออกแแบบห้องประชุมให้ทันสมัยได้โดยมี Checklist 7 ข้อดังต่อไปนี้
เคล็ดลับ 7 ข้อสำหรับการออกแบบห้องประชุมที่ดีที่ทุกคนไม่ควรมองข้าม
1) ห้องประชุมต้องใช้งานได้ง่าย (Intuitive & Simple to use)
User ใช้ได้เองโดยไม่ต้องมี IT ช่วยทุกครั้งที่ต้องการใช้ห้องประชุมหรือแม้แต่จะแชร์หน้าจอหรือใช้เพื่อ video conference ก็สามารถกดใช้งานได้เอง
ไม่ต้องมี training ก็สามารถใช้งานเป็น
One-touch start - เพียงกดปุ่มเดียว
Always on - ไม่ต้องมาคอยเปิดหรือปิด
แชร์หน้าจอได้แบบไร้สายและใช้สาย
ระบบต้องสามารถ join ทุก meeting platform ได้โดยไม่ต้องมี IT ช่วย setup (zoom , microsoft team, google meet และ Webex)
บำรุงรักษา Maintennce
อุปกรณ์ที่ใช้งานทุกชิ้นสามารถ update software ได้ด้วยตัวมันเองโดยอัตโนมัต เมื่อมีการต่ออินเทอร์เน็ต
สามารถควบคุมห้องประชุมได้ผ่านทางไกลเสมือนอยู่ในห้อง
มี Analytic แบบ realtime และ historial เพื่อใช้ในการแก้ปัญหาได้ตรงจุดและรวดเร็ว ในขณะประชุมและดูย้อนหลังได้
2. ห้องประชุมสามารถทำให้ทุกคนมีส่วนร่วมได้ (Optimized for Inclusive Experience)
ทำให้เกิดความเท่าเทียมกันระหว่างผู้ประชุม in-room และ จาก remote (meeting equity) เสมือนอยู่ในห้องเดียวกันและทำให้ทุกคนมีส่วนร่วมมากขึ้น โดยสามารถทำงานร่วมกันได้แบบไร้รอยต่อ เป็นการเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานแบบ teamwork ที่ 1+1 = 3
พูดได้ทุกคนพร้อมๆกันและยังฟังได้เข้าใจว่าใครพูด
มีระบบตัดเสียงก้อง
มีระบบตัดเสียงรบกวนแต่ไม่ตัดเสียงสนทนา
ขยายหน้าทุกคนในห้องชัดขึ้น เพื่อให้เกิดความมีส่วนร่วมหรือ engaged มากขึ้นสำหรับ remote workforce
มี whiteboard เพื่อให้ทุกคนในห้องและ remote สามารถทำงาน (collaboration) ร่วมกันได้แบบ 2 ทาง ในรูปแบบ synchronous (real time) และ asynchronous (ไม่ real time)
มีระบบช่วยปรับเสียงสนทนา (audio gain control) สำหรับคนอยู่ไกลให้ดังขึ้นและคนอยู่ใกล้ microphone ให้เบาลงเพื่อให้ได้ระดับเสียงเดียวกัน ทำให้ไม่ต้องตะโกนเวลาสนทนา
สามารถพูดกันหลายๆคนได้โดยไม่ตัดเสียง
ควรมี 3 จอ หรืออย่างน้อย 2 จอ เพื่อเวลาแชร์ screen ที่จอนึง อีกจอกับสามารถเห็นหน้าของคนแชร์ หรือถ้ามีจอที่ 3 ก็สามารถเปิด gallery view ของทุกคนได้
สามารถซูม ไปที่หน้าคนพูดได้ในขณะประชุม
แชร์หน้าจอได้ชัดเจนทั้งภาพและเสียง และสามารถแชร์ video และ audio ได้อย่างไม่กระตุก
3. ห้องประชุมต้องสามารถช่วยให้เพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน (Optimized for productivity)
มี cloud recording เพื่อเก็บให้ดูย้อนหลังได้
มี Ai ช่วยทำบันทึกการประชุมและถอดเสียงได้เองโดยไม่ต้องมีคนคอยทำ (meeting summary) ทำให้ประหยัดเวลามาก
มีระบบ แปลภาษาได้ กรณีสนทนาเป็นภาษาอังกฤษหรือภาษาอื่นและแปลเป็นไทยให้อัตโนมัติ ทำให้สื่อสารกับต่างชาติได้อย่างมีประสิทธิภาพ
มีระบบควบคุมอุปกรณ์ในห้องด้วย touch control โดยสามารถให้ user เปิดปิด ห้องประชุมเองได้ เปิดปิดจอภาพ แอร์ ไฟแสงสว่าง ร่วมถึงม่านไฟฟ้าได้
มีระบบ schedule display อยู่หน้าเพื่อใช้ในการดูตารางการใช้งานของห้องได้ และสามารถใช้ในการจองห้องประชุมได้
มีระบบจองห้องประชุมได้โดยสามารถ sync กับ calendar ได้แบบ 2 ทาง
มี sensor จับอุณหภูมิ ค่า oxygen และค่าความชื่นของห้องได้
มี sensor นับจำนวนผู้เข้าประชุมในห้องได้
กล้องสามารถติดตามทุกคนที่อยู่ในห้องได้ ไม่ว่าจะเดินไปที่ไหนของตัวห้อง แต่ไม่จับคนที่อยู่นอกห้องประชุมได้
กล้องอยู่ในระดับสายตาเพื่อทำให้ remote participant เห็นหน้าคนในห้องเห็นหน้าเสมือนนั่งอยู่ที่เดียวกันได้ และติดตั้งอยู่ตรงจอภาพเพื่อให้รู้สึกเหมือนมองหน้ากันได้
4. ห้องประชุมต้องทำให้ผู้เข้าร่วมประชุมได้ประสบการณ์ที่ดีสูงสุด (Optimized for physical environment)
4.1 ค่าเสียง Acoustic
ค่าความก้องสะท้อนของเสียง RT60 (Reverberation Time 60) เป้าหมายอยู่ระหว่าง 1.4-1.9 Sec
ค่าเสียงรบกวน NC (Noise Criteria) คือค่ามาตรฐานของระดับความเงียบ เป้าหมายอยู่ระหว่าง 38-42 dBA
ค่าดัชนีการส่งผ่านของเสียงพูด STI (Speech Transmission Index) ไม่น้อยกว่า 0.66
ค่าระดับความดังของเสียง SPL (Sound Pressure Level)
ออกแบบ acoustic ให้เหมาะสมและยังคงความสวยงามและดูทันสมัยให้เหมือนการตกแต่ง
4.2 ค่าแสงสว่าง lighting
มีระดับแสงสว่างขั้นต่ำที่ 500 lux ทั่วพื้นที่เพื่อบรรยกาศที่สดใส และดูดีกับคนในห้องประชุมและจาก remote ที่เห็นผ่านกล้อง และไม่ควรมีเงาที่ใบหน้า และไม่ให้เกิดเงาในห้อง
ตำแหน่งในการวางเพื่อให้แสงไม่แยงตา (glare) และให้ดูดี และสว่างเมื่อดูผ่านกล้อง เนื่องจากกล้องอย่างเดียวไม่สามารถแก้ปัญหานี้ได้ และไม่ควรหันแสงสว่างไปทางเดียวเพราะจะทำให้เห็นเงาที่หน้าได้
กล้องสามารถรับแสงสะท้อนได้ ดังนั้นไม่ควรมีวัสดุดังกล่าวที่ทำให้เกิดแสงสะท้อนได้
background ข้างหลังไม่ควรเป็นสีสว่างหรือสดใส ควรจะเป็นสีเทาเพื่อลดหน้าดำ เมื่อดูผ่านกล้อง
4.3. เฟอร์นิเจอร์ Furniture
โต๊ะประชุมมีที่ซ้อนปลั๊กไฟ และที่เสียบสาย USB มีความสวยงาม และคงทน
เก้าอี้มีความสะดวกสบาย ปรับระดับได้หลายจุด มีความสวยงาม และคงทน
มี furniture รองรับ จอ อุปกรณ์ประชุมทางไกลและ layout ของห้องได้หลายรูปแบบ
4.4. ด้านจอแสดงผล Display
ใช้ 4/6/8 rule สำหรับการใช้งาน โดยสำหรับห้องประชุม ระยะที่ใกล้สุดไม่ควรเกิน 4 เท่าของความสูงจอ
มีคุณลักษณะถนอมสาย ทำให้ดูแล้วไม่ปวดตา สามารถจ้องนานๆได้โดยไม่มึนหัว
มีสีแสดงผลที่ถูกต้องแม่นยํา ทั้ง contrast และ greyscale
มี brightness ที่สว่างพอโดยไม่ต้องปิดไฟของห้อง มากกว่า 1000 nits
มี refresh rate มากกว่า 1920 Hz
มีจอรองรับ touch screen, speaker view, content sharing, gallery view เพื่อให้ได้ประสบการณ์เสมือนอยู่ในห้องเดียวกันให้ได้มากที่สุด
LED wall by 1-TO-ALL at our HQ office
5) ต้องมีเครือข่ายหรือการเชื่อมต่อที่มีคุณภาพ (Connectivity)
5.1.1 Quality of service (QoS) -ต้องมีการใช้งานและปรับให้เหมาะสมกับจำนวนผู้เข้าร่วมประชุมโดยเฉพาะกับ บริการประชุมผ่าน zoom, microsoft teams เพื่อป้องกันไม่ให้เกิดปัญหาในขณะประชุม โดยเฉพาะปัญหาจาก firewall policy หรือการไม่ควบคุมการใช้งาน
5.1.2 Redundancy Services - ต้องมีการวางแผนการประชุมให้เหมาะสม เช่นการมี internet 2 ประเภทเช่น wireline และ wireless หรือ มีบริการ 2 ประเภทเช่นมี ทั้ง zoom และ ms teams เป็นอย่างน้อยเพื่อไม่ให้ประทบกับการประชุมสำคัญ
6) ห้องประชุมต้องมีความปลอดภัยสูง Security
6.1.1 มีระบบความปลอดภัยป้องกันคนแฝงตัวหรือแอบเข้ามาในห้องประชุม
6.1.2 มีระบบเข้ารหัส encryption สำหรับข้อมูลการประชุม
6.1.3 มี option on-premise สำหรับระบบประชุมเพื่อป้องกันไม่ให้ข้อมูลการประชุมเดินทางออกนอกประเทศไทยได้
7. ด้านการทำงานร่วมกับระบบอื่น Interoperability
7.1.1 สามารถรองรับการใช้งานกับ platform อื่นๆ ได้ eg., zoom, ms teams, google meet, webex โดยใช้อุปกรณ์และระบบชุดเดียวกัน หรือรองรับการใช้งานกับ end point ประเภท h323/sip ได้เช่นจาก cisco, polycom, avaya
ติดต่อสอบถามและให้คำปรึกษา ฟรีจากทีมออกแบบผู้ชำนาญที่มีประสบการณ์การใช้งานห้องประชุมแบบ hybrid พร้อมห้องประชุมตัวอย่างที่สามารถให้ลูกค้าสามารถเข้ามาลองใช้งานได้ตั้งห้องเล็ก ห้องขนาดกลาง ห้องขนาดใหญ่ 150 คน ห้องอบรม ห้องเรียน และห้องสัมมนา